Het bewaren van leerlinggegevens na uitschrijving: waar ligt de AVG grens?
De rechtbank Oost-Brabant heeft op 2 november 2021 een interessante uitspraak gedaan over een geschil dat gaat over het verzoek van ouders om na uitschrijving van de leerling persoonsgegevens uit het leerlingenvolgsysteem te verwijderen op grond van de AVG door een basisschool.
Na een conflict tussen ouders van de leerling en de basisschool hebben de ouders besloten om voor de leerling op zoek te gaan naar een andere basisschool. Voor de aanmelding hebben de ouders zogeheten KIJK- en ZIEN-rapportages ter beschikking gesteld voor de potentiële nieuwe basisschool, opgesteld door de oude basisschool. De potentiële basisschool is, mede dankzij de inhoud van de ZIEN-rapportage, tot de conclusie gekomen dat de leerling niet kan worden geplaatst.
De ouders hebben de oude basisschool vervolgens verzocht alle persoonsgegevens van de ouders en de leerling zoals deze in ZIEN staan geregistreerd, definitief te verwijderen. De school heeft laten weten dit te weigeren omdat er een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.
Volgens de ouders bestaat er echter geen wettelijke grondslag die toestaat om correspondentie op te slaan in het systeem zoals dat onderdeel vormt van het programma Parnassys ZIEN, omdat dit programma slechts het doel heeft om leerlingen te volgen gedurende de inschrijving. Daarnaast biedt volgens de ouders de Wet op het primair onderwijs (Wpo) geen wettelijke grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens. Het gebruik van ZIEN is volgens de ouders dus disproportioneel en onevenredig en daarmee in strijd met de AVG.
De rechtbank is het niet met de ouders eens dat er geen wettelijke grondslag bestaat voor het verwerken van persoonsgegevens in de Wpo. Uit artikel 8 van de Wpo blijkt juist dat het onderwijs dient te worden afgestemd op de voortgang in de ontwikkeling van leerlingen, en dat het verplicht is dat een basisschool gebruik maakt van een leerling- en onderwijssysteem om dit bij te houden. Dit artikel biedt volgens de rechtbank voldoende grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens.
Omdat de ouders onvoldoende feiten en omstandigheden hebben aangedragen tegen het weerwoord voor wat betreft de disproportionaliteit en onbetrouwbaarheid van ZIEN, gaat de rechtbank hier ook niet in mee.
De laatste vraag die de rechtbank behandelt is hoe lang de ZIEN-rapportage van de leerling zoals opgenomen in het leerlingvolgsysteem van de basisschool inclusief bijbehorende notities en aantekeningen in Parnassys mag bewaren.
In het Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens wordt in artikel 7a bepaald dat het onderwijskundig rapport wordt bewaard tot vijf jaar na uitschrijving van de leerling. Daarnaast mogen alleen gegevens tussen basisscholen worden uitgewisseld die strikt noodzakelijk zijn voor het leren en begeleiden van de leerling op de volgende school op het moment dat een leerling overstapt. Het moet gaan om gegevens die op het moment van de overstap naar een nieuwe school actueel en ter zake dienend zijn. Er mogen niet meer gegevens worden uitgewisseld dan nodig is voor goede begeleiding en onderwijs door de nieuwe school. Ouders hebben bij deze uitwisseling een inzage- en correctierecht. Op verzoek mogen opmerkingen, bezwaren en visie van ouders worden toegevoegd aan het dossier. Het Besluit regelt daarnaast over welke aspecten het rapport gegevens mag bevatten.
Volgens de rechtbank hebben de ouders onvoldoende onderbouwd dat de in het kader van de ZIEN-rapportage beoordeelde aspecten disproportioneel zijn. De ZIEN-rapportage mag als onderdeel van het onderwijskundig rapport conform de wettelijke bewaartermijn worden bewaard; dit is zoals hiervoor reeds aangegeven zelfs een wettelijke verplichting.
Wat betreft de correspondentie tussen partijen als onderdeel van het onderwijskundig rapport voegt de rechtbank nog wel toe als kanttekening dat onvoldoende door de basisschool onderbouwd is hoe deze correspondentie noodzakelijk is voor het leren en begeleiden van de leerling op de volgende school. Deze communicatie dient dus uit het onderwijskundig rapport te moeten worden verwijderd. De betreffende communicatie mag wél worden behouden in Parnassys ZIEN. De school mag dit behouden om zich (mogelijk) te kunnen verweren in het kader van de aansprakelijkheidsstelling en de nog te volgen strafrechtelijke aangifte waar de ouders reeds melding van hebben gedaan jegens de school.
De gehele uitspraak is te lezen via ECLI:NL:RBOBR:2021:5776
